《南京市交通行政案件立卷歸檔管理辦法》通知

【等 級】 市交通規范性文件
【發布時間】 2003-03-13
【生效時間】 2003-03-13

第一條 為規范交通行政案件的立卷歸檔管理，根據《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和
國行政復議法》、《中華人民共和國行政訴訟法》和《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規規定
和省交通廳的有關規定，結合我市交通執法具體情況，特制定本辦法。

第二條 交通行政案件立卷歸檔是指交通行政執法部門在依法對違反交通法律、法規、規章的行政管理
相對人實施行政處罰或者處理過程中形成的具有法律意義和保存價值已經結案的法定文書材料。

第三條 交通行政案件文書材料實行“部門立卷，集中保管，統一管理”的原則。交通行政執法案卷作
為檔案綜合管理的一部分，應當納入本市各交通主管部門和執法單位檔案管理的范圍。市交通局檔案管
理部門協助有關部門對交通行政案件的立卷歸檔工作進行管理。

第四條 經行政復議、行政訴訟、申訴人民法院強制執行或者經過聽證程序的交通行政處罰案卷由市、
縣交通主管部門歸檔保管，其余案卷分別由各單位按規定妥善保管。

第五條 本辦法適用于本市縣級以上人民政府設置的交通主管部門，法律、法規授權的交通管理機構以
及縣級以上人民政府交通主管部門依法委托的交通行政執法機構的行政案卷管理。

第六條 本市各交通行政主管部門和執法單位應建立文書立卷歸檔管理制度，明確具體負責人員和管理
人員，確保處罰或處理完畢的案卷按照有關檔案管理規定及時歸檔，采取切實措施防止檔案卷的滅失或
毀損。

第七條 交通行政執法文書的填寫須使用鋼筆或碳素墨水筆，文書材料為傳真件的應當制作復印件并保
持該復印件字跡清楚。

第八條 交通行政處罰文書應當根據簡易程序和一般程序的類別，按年度和一案一號的原則立卷歸檔。
一般程序“一案一卷”，簡易程序“十案一卷”。

第九條 每個案卷統一使用南京市交通行政案件卷宗封面（A4紙型牛皮紙質封面），有編號的執法文書
必須使用統一案號。簡易程序案件案號為文書上的流水號；一般程序案件的案號按以下格式要求進行編
號：甲交AB罰字[XXXX]N號，其中甲代表地區簡稱，AB代表執法門類簡稱，XXXX代表年份，N代表流水號。
行政處理文書單獨序列編號，編號規則參照一般程序案件行政處罰文書。

第十條 簡易程序文書立卷順序為：（1）卷宗封面；（2）文書目錄；（3）每一案案件文書。每一案
案件文書歸檔順序為：詢問筆錄；調查中獲得的其他證據；當場處罰決定收；罰（沒）款票據。（4）
卷宗封底。簡易程序中不得出現證據登記保存清單等文書。

第十一條 簡易程序卷宗封面內容為：案件編號；執法單位名稱；立卷時間；立卷人。（具體格式見附
件一）

第十二條 一般程序文書立卷順序為：（1）卷宗封面；（2）文書目錄；（3）立案建議書；（4）詢問
筆錄；（5）勘驗檢查筆錄；（6）抽樣取證憑證；（7）鑒定意見書；（8）證據登記保存清單（中止車
輛運行憑證或暫扣憑證）；（9）違法行為調查報告；（10）處罰報批表；（11）違法行為通知書；（1
2）陳述、申辯書；（13）減輕、從輕處罰（處理）和分期（延期）繳納罰款審批表；（14）處罰決定
書；（15）送達回證；（16）罰（沒）款票據；（17）結案報告；（18）卷宗封底。
行政處理案件文書立卷順序參照行政處罰案件一般程序文書立卷順序裝訂。

第十三條 交通行政處罰案件經過聽證程序的，立卷歸檔時應在第十一條第一款第（12）項后增加三項
：（1）交通行政處罰案件聽證會通知書；（2）交通行政處罰案件聽證會筆錄；（3）交通行政案件聽
證會報告。

第十四條 卷宗的裝訂要逐頁編頁碼，對破損的材料要進行修補或附復印件。

第十五條 一般程序卷宗封面內容為：案由；案件編號；被處罰（處理）當事人姓名或名稱；執法單位
名稱；結案時間；立卷時間；立卷人。（具體格式見附件二）

第十六條 文書目錄應包括：序號；文書（或相關材料）名稱；日期；制作人；頁碼。（具體格式見附
件三）

第十七條 交通行政案件立卷歸檔材料的保存期為五年。檔案材料保存期屆滿后，由各執法單位提出銷
毀申請，經市、縣（區）交通主管部門領導批準，在主管部門的監督下予以銷毀。對于需要銷毀的行政
案件檔案材料應當登記造冊永久保存。

第十八條 各單位行政執法人員應及時將處罰（處理）完畢的案卷移交本單位具體負責立卷歸檔管理人
員，實行統一集中管理。立卷歸檔管理人員要對接受的行政處罰案件逐卷清點，并由交接雙方在移交目
錄上簽字。在接受案卷后，應當根據本規定劃分類別，按類編目、存放和保管。

第十九條 市、縣（區）交通主管部門要加強對行政案件立卷歸檔工作的指導，并將該項工作納入行政
執法工作考核目標。

第二十條 各單位要建立健全歸檔材料借閱制度。除本單位執法人員或者當事人外，其他任何人不得借
閱行政處罰案卷。借閱行政處罰案件一般不得帶出檔案室復印，確需帶出的應當經過本單位負責人的批
準，上級檢查工作的除外。 當事人借閱行政案卷的須攜帶能夠證明其本人身份的相關證明。

第二十一條 凡借閱交通行政案件歸檔案卷的人員，不得私自抄錄、復制、錄音、錄像。如特殊需要，
須經檔案保存單位負責人批準。

第二十二條 交通行政案件立卷歸檔管理應當建立統計制度，準確掌握歸檔材料的收進、移出、保管、
查閱和使用等情況。

第二十三條 海事部門對立卷歸檔另有規定的從其規定。

第二十四條 本辦法自發布之日起施行。